PV de carence du CSE : tout ce qu’il faut savoir

Le procès-verbal (PV) de carence du Comité Social et Économique (CSE) est un document réglementaire rédigé lorsqu’aucune candidature n’est déposée dans le cadre des élections professionnelles. Il atteste officiellement de l’absence d’élus pour représenter les salariés de l’entreprise.

Sa rédaction, encadrée par le droit du travail, est une obligation en cas de carence électorale totale ou partielle. Elle concerne autant l’employeur que les salariés et vise à justifier la régularité du processus électoral.

Qu’il s’agisse d’un scrutin infructueux ou d’une réunion du CSE non tenue, ce document doit être rédigé avec rigueur. Ce guide vous apporte une définition claire du PV de carence, ses conditions de validité, les risques en cas de manquement et les bonnes pratiques pour anticiper une telle situation.

PV de carence du CSE : définition

Le PV de carence CSE est un document officiel constatant qu’aucun salarié ne s’est porté candidat aux élections professionnelles. Il peut être établi après le premier tour, si le quorum n’est pas atteint et qu’aucune liste syndicale ne s’est présentée, ou après le second tour en l’absence de candidatures.

Il concerne aussi les réunions du comité. Lorsqu’une réunion du CSE ne peut se tenir faute d’ordre du jour, d’élus présents ou d’initiative de l’employeur, un PV de carence doit également être rédigé pour justifier la situation. Dans les deux cas, le document permet de démontrer que l’entreprise a respecté ses obligations.

Le contenu du procès-verbal doit mentionner : 

• l’identité de l’entreprise, 
• la date du scrutin ou de la réunion, 
• les collèges concernés, 
• la constatation d’une absence de candidats ou de participants.

Son rôle est essentiel : il protège juridiquement l’employeur en cas de litige. Il garantit la transparence du processus auprès des représentants syndicaux, des salariés et des institutions comme la DREETS ou l’inspection du travail.

En cas de doute sur les règles entourant ce document, une assistance juridique CSE peut s’avérer précieuse pour éviter toute erreur de procédure. Club Employés offre un accompagnement personnalisé aux élus du CSE sur toutes leurs missions du quotidien.

Quand rédiger un procès-verbal de carence ?

Le PV de carence doit être établi dès que l’un des événements suivants survient :

• Aucun candidat ne se déclare aux élections du CSE, malgré une procédure lancée dans les règles ;
• Le quorum n’est pas atteint et aucun élu ne peut être désigné ;
• Une réunion programmée du CSE ne peut avoir lieu à cause d’un manque d’organisation ou en cas d’absence d’ordre du jour.

Certaines situations complexes peuvent justifier le recours à une formation CSE, notamment pour maîtriser les délais, les obligations ou les risques liés à une carence mal gérée.

Comment rédiger un PV de carence conforme ?

La rédaction d’un procès-verbal de carence (élections ou réunion CSE) doit respecter un formalisme strict. Il s’agit d’un document officiel, avec une valeur juridique, qui engage la responsabilité de l’employeur et structure les relations sociales dans l’entreprise.

Le PV doit comporter les éléments suivants :

• La raison de la carence (absence de candidature aux élections ou impossibilité de tenir une réunion du CSE) ;
• L’identité de l’entreprise et du Comité Social et Économique concerné ;
• La date, l’heure et le lieu de l’événement initialement prévu ;
• La mention explicite d’absence de candidats (ou d’élus présents) ;
• Les collèges électoraux visés, en cas de scrutin partiel ou total ;
• La signature de l’employeur, voire d’un représentant syndical ou d’un témoin.

Il est fortement conseillé d’utiliser un modèle type et conforme. Cela garantit le respect des exigences légales.

Une fois rédigé, le PV de carence doit :

1. Être affiché dans l’entreprise, à un endroit visible ;
2. Être transmis à la DREETS, l’administration en charge du contrôle des élections professionnelles ;
3. Être archivé pendant une durée de quatre ans, sauf en cas de changement significatif dans l’effectif nécessitant un nouveau scrutin.

Concernant les élections professionnelles, le PV de carence est valable pour toute la durée du mandat, soit quatre ans. En revanche, pour une réunion non tenue, le PV ne vaut que pour la date concernée.

Un PV incomplet ou imprécis peut être contesté par les représentants syndicaux ou les salariés. Dans certains cas, il peut être considéré comme nul, exposant l’employeur à des sanctions pour entrave au fonctionnement régulier du CSE.

La différence entre le PV du CSE et le PV de carence

Le procès-verbal du CSE retrace le contenu d’une réunion tenue (décisions, échanges, votes). À l’inverse, le PV de carence constate une absence : soit d’élus lors des élections professionnelles, soit de participants à une réunion. Le premier rend compte d’une activité effective, le second atteste d’un empêchement ou d’un échec de procédure.

Qui peut rédiger le PV de carence et comment l’attester ?

Le procès-verbal de carence doit être rédigé par l’employeur. C’est à lui que revient la responsabilité d’organiser les élections professionnelles ou de convoquer les réunions du CSE. Lorsqu’aucune candidature n’est déposée, ou qu’une réunion ne peut se tenir, c’est donc à l’employeur de formaliser la situation par écrit.

Le PV doit être authentifié par la signature de l’employeur et, dans certains cas, par celle des représentants syndicaux ou de salariés présents lors de la tentative de convocation. Cette attestation permet d’établir la réalité de la carence et d’en garantir la traçabilité.

Quelles conséquences en cas d’absence ou de non-conformité du PV ?

L’oubli ou la mauvaise rédaction d’un procès-verbal de carence expose l’entreprise à des conséquences sérieuses. En cas de contrôle, l’administration peut considérer qu’il y a eu un manquement aux obligations électorales, ce qui constitue un délit d’entrave au fonctionnement du CSE.

Les risques juridiques sont concrets :

• L’annulation du processus électoral ;
• Des sanctions administratives ou pénales à l’encontre de l’employeur ;
• Une mise en demeure de régulariser la situation par l’inspection du travail ou la DREETS.

L’absence de PV peut compromettre la légalité des décisions prises lorsqu’elles auraient dû être soumises à l’avis des élus. De plus, si aucune réunion ne peut avoir lieu et qu’aucun représentant n’est désigné, la gestion des activités sociales et culturelles (ASC) devient impossible, tout comme la répartition du budget dédié au CSE.

Au-delà des enjeux juridiques, c’est la confiance des salariés et des partenaires sociaux qui s’effrite. Le PV de carence joue un rôle d’équilibre entre les droits du personnel et la responsabilité de l’employeur.

Comment éviter d’avoir à établir un PV de carence ?

Plutôt que de subir une carence, mieux vaut adopter une démarche proactive pour favoriser la participation.

Cela commence par une communication claire. Trop souvent, les salariés ignorent les rôles du CSE. Mettre en lumière ses missions : santé, sécurité, avantages, expression collective. Une meilleure connaissance de ces sujets par les salariés peut susciter des vocations.

L’organisation du scrutin joue également un rôle clé. Un calendrier bien construit, anticipé, tenant compte des contraintes internes (périodes de forte activité, congés, fermeture annuelle), augmente la participation.

Les organisations syndicales peuvent également être sollicitées pour promouvoir les candidatures. Dans certaines entreprises, leur appui est nécessaire pour structurer un collège électoral viable.

Ce qu’il faut retenir sur le PV de carence CSE

Le PV de carence du CSE est un acte juridique qui engage la responsabilité de l’entreprise. Ce n’est pas qu’un simple document : il conditionne la validité du dialogue social, la répartition des avantages aux salariés et la conformité de l’entreprise aux obligations réglementaires.