L’amélioration continue avec la méthode Kaizen

Quelle est cette douce méthode encore inconnue au bataillon ? Serait-ce la méthode qui va révolutionner votre travail ou votre nouvelle manière d’appréhender vos missions professionnelles ?

Qu’est-ce que la méthode Kaizen, définition ?

Ce concept est né au Japon dans les années 50, dans les usines Toyota et s’est depuis répandu partout dans le monde. Plus qu’une méthode, c’est une philosophie que vous pouvez appliquer dans tous les aspects de votre quotidien.

Kaizen est la traduction de deux termes japonais :

Kai – changement, et Zen – Meilleur.

Cette méthode a pour objectif de chercher à toujours améliorer les performances des entreprises concernant la qualité de leurs produits ou d’un service, ou des processus.

Le système Kaizen est un processus d’amélioration continue d’une entreprise. Ces petites améliorations ne doivent pas donner lieu à un investissement financier important. C’est une façon de se voir aussi comme un membre actif de son entreprise, qui peut changer les choses et agir à son échelle.

Le système Kaizen consiste à améliorer la productivité d’une entreprise en apportant chaque jour de petits changements. Pour être efficace, tous les collaborateurs doivent participer en donnant des idées. (Découvrez également notre article concernant le management participatif.)

L’histoire de la méthode Kaizen

Le Kaizen est né au Japon dans les années 50 pour permettre la reconstruction de l’industrie nippone au lendemain de la guerre.
C’est notamment chez Toyota que sa mise en place fut initiée par Taiichi Ohno dans le cadre du lean management un principe plus global qui vise à accroître la qualité de production d’une entreprise grâce à une démarche d’amélioration continue.

Masaaki Imai, quant à lui, est l’homme qui a rendu le système Kaizen célèbre en occident. Né en 1932, il travaille pour le Japan Productivity Center dans les années 50, un centre créé pour améliorer la productivité japonaise après la guerre. C’est dans le cadre de cette activité qu’il est amené à rencontrer Taiichi Ono dans les années 60. Plus tard, en 1985, il fonde le Kaizen Institute afin d’aider les entreprises à adopter la méthode kaizen, ainsi que tous les outils aujourd’hui connus sous la dénomination de lean management.

Comment Utiliser la Méthode Kaizen ?

Se remettre en permanence en question : Au travail comme dans la vie, se remettre en question permet de « grandir », de réfléchir sur ses actions pour constamment s’améliorer et apprendre de ses erreurs.

Ne pas viser la perfection mais l’amélioration continue. Vouloir atteindre la perfection est dangereux. C’est une course contre soi-même qui nous empêche de voir le chemin parcouru, et surtout d’être fier de soi au moment présent.

Identifier la cause originelle des problèmes pour les résoudre durablement. Car régler les symptômes d’un problème sans en rechercher l’origine vous expose à être de nouveau confronté au problème.

Régler les problèmes sans attendre : Repousser l’action à plus tard est une perte de temps, et peut dégénérer la situation. Prendre les choses à temps est important.

Hiérarchiser les changements à mettre en place : Le plus simple, privilégier les changements les plus simples à mettre en place et les moins coûteux.

Dans une équipe, impliquer tous les membres dans la recherche de solutions : Point important de QVT (qualité de vie au travail), chaque collaborateur doit se sentir intégré dans l’entreprise, et surtout se sentir légitime de proposer une solution s’il le souhaite. Ayez toujours l’esprit créatif et dites-vous qu’il n’y a pas de limite.

Comment mettre en place la méthode Kaizen ?

La méthode des 5s Pour améliorer votre environnement de travail

Seiri = débarrasser : L’idée est de se débarrasser du superflu. Ce qui n’est pas utilisé régulièrement est rangé, voire jeté.
Seiton = ranger : Concevoir un espace de travail efficace où chaque chose à une place bien définie facilitant son utilisation.
Seiso = Nettoyer : La propreté est un élément important du principe. Le nettoyage permet d’éviter des dysfonctionnements pour ce qui concerne les biens de production, sécurise les lieux et rend le cadre de travail sain.
Seiketsu = maintenir l’ordre : Une fois que tout est trié, rangé et nettoyé, il convient de maintenir ce nouvel ordre.
Shitsuke = être rigoureux : Cette méthode n’est efficace que si ses préceptes illustrés par les 4S précédents sont respectés. C’est le sens de ce 5ème S.

Le cycle PDCA ou la Roue de Deming

Cette méthode présente les 4 phases à enchaîner successivement afin de s’inscrire assurément dans une logique d’amélioration continue. L’idée est de répéter ces 4 étapes tant que l’objectif n’est pas atteint.

Plan : planifier
Do : mettre en œuvre
Check : vérifier
Adjust : ajuster.

Cette méthode est un cercle vertueux ! Il s’agit de cumuler l’expérience acquise. Combien d’entreprises ne tiennent pas compte de cet élément de progrès essentiel et font et défont les équipes au risque de toujours repartir de zéro dans un recommencement perpétuel aussi inutile que démotivant…

Les 5 Pourquoi ?

Alors non. Il ne s’agit pas de se regarder dans un miroir et de dire tout haut, pourquoi, pourquoi, pourquoi, pourquoi, pourquoiiiii comme dans une tragédie contemporaine.
Cette méthode répond à l’un des grands principes essentiels de la méthode Kaizen selon Masaaki Imai : remonter à la source des problèmes afin de les résoudre durablement. Et du coup, on se demande 5 fois « pourquoi ».
Exemple : mon chantier a du retard.
Pourquoi ? Parce que l’un des intervenants n’a pas respecté le planning.
Pourquoi ? Parce qu’il lui manquait des matières premières.
Pourquoi ? Parce qu’elles n’ont pas été livrées à temps.
Pourquoi ? Parce que la commande a été passée trop tard.
Pourquoi ? Parce que la personne chargée des achats était absente et qu’elle n’a pas été remplacée.
L’intervenant qui n’a pas respecté le planning n’est en fait pas responsable du retard, c’est le manque de main d’œuvre qui est la cause originelle du retard.

Les Rétrospectives

Vous faites déjà des rétrospectives avec votre équipe ? C’est génial ! Dans le système Kaisen, des rituels comme le stand-up tiré de l’approche agile sont souvent utilisés. Les équipes se réunissent debout et en cercle pour faire un point sur les productions en cours en s’aidant de post-it pour visualiser les tâches de chacun. Chaque collaborateur s’exprime tour à tour, expose ce sur quoi il travaille, ses réussites mais aussi les problèmes auxquels il est confronté afin que l’équipe, au complet, puisse les résoudre.

Le Kanban

Cette méthode visuelle de gestion des flux permet de réduire les délais de production et d’améliorer la réactivité des équipes. C’est une méthode visuelle, simple à comprendre par tous, reposant sur la méthode du juste à temps : on fournit l’information de manière ponctuelle aux membres de l’équipe pour ne pas les surcharger d’informations inutiles.

La TQM (Total Quality Management) et la Méthode Kaizen

La TQM et la méthode Kaizen sont étroitement liées en ce sens où les deux partagent un socle commun, malgré quelques distinctions sur certains aspects.

La TQM est une approche de gestion globale cherchant l’excellence dans tous les aspects de l’entreprise, en incluant l’engagement de la direction, la focalisation sur le client, l’amélioration continue et l’implication de tous les membres de l’organisation. En ce qui concerne l’amélioration continue, la TQM veut intégrer la qualité dans chaque processus de l’entreprise.

Du côté de la méthode Kaizen, elle fait partie intégrante du TQM, mais est une approche plus spécifique encore, en se concentrant sur cette idée d’amélioration continue par de petits mais constants changements incrémentaux, et encourage la contribution de tous les employés pour apporter des améliorations au quotidien.

En réalité, on pourrait dire que le Kaizen est un composant ou un outil dans le cadre plus élargi du TQM, mais celui-ci est une démarche plus stratégique et globale, tandis que le Kaizen est plus tactique et opérationnel.

Malgré tout, ces deux philosophies mettent l’accent sur la culture organisationnelle et le rôle important de la participation des employés à tous les niveaux de l’entreprise, puisque sans leur engagement et leur contribution active, aucune des deux méthodes ne peut être pleinement efficace.
Finalement ces deux méthodes, bien qu’elles puissent être mises en œuvre indépendamment, elles sont souvent plus efficaces si elles sont appliquées ensemble.