La loi de Pareto : la règle des 80/20 appliquée au travail

Si vous ne deviez travailler que 2 heures par jour, quelle tâche serait véritablement essentielle ? Découvrez le principe Pareto !

Élaborée par le sociologue et économiste italien Vilfredo Pareto à la fin du 19ème siècle (en 1896 pour être précis), elle est aussi connue sous le nom de « règle des 80/20 ».

À l’époque, il découvre que dans son pays et en règle générale, 20% de la population détenait 80% des richesses.

Un peu différente de son diagramme de Pareto créé par Joseph Juran, elle est un « principe » de probabilités qui s’applique à un grand nombre de domaines, à commencer par l’efficacité au travail et la gestion de projet et qui se résume ainsi : 80% des résultats (positifs ou négatifs) sont obtenus par seulement 20% des causes (aussi appelées « vital few »).

Quel est le principe de la loi de Pareto

La loi des 80/20 correspond à une répartition inégale et un manque d’équilibre entre l’utilisation des ressources et le rendement. Ceci peut également être illustré dans d’autres domaines :

Ventes : 20 % des clients ou des produits représentent 80 % du chiffre d’affaires
Gestion des stocks : 20 % des produits occupent 80 % de l’espace.
Internet : 80 % du trafic de données en ligne se fait sur 20 % des sites Web.
Circulation routière : 80 % du trafic se fait sur 20 % des routes.
Appels téléphoniques : 80 % des appels sont passés avec 20 % des contacts enregistrés.
Ressources humaines : 20% du personnel est concerné par 80% des accidents du travail.

Le principe des 80-20 est surtout connu pour son application dans la gestion du temps. Avec la bonne hiérarchisation des priorités, vous pouvez effectuer 80 % du travail avec 20 % du temps. Cette méthode permet donc d’améliorer la productivité en diminuant les efforts.

Comment appliquer le principe de Pareto ?

Pour appliquer la loi de Pareto dans votre travail vous pouvez commencer par identifier les 20% des tâches les plus importantes. Cela peut être difficile à déceler mais prendre son temps pour y réfléchir est important. Trouvez donc ces tâches les plus essentielles pour vous et pour votre entreprise.

Ensuite, après avoir identifié les 20% des tâches les plus importantes, priorisez vos tâches et projets de façon à vous concentrer sur celles ayant le plus d’importance.

Par exemple, si vous êtes responsable d’une équipe de vente, essayez d’identifier les 20% des clients générant 80% du chiffre d’affaires, pour ensuite concentrer vos efforts sur ces clients pour continuer à augmenter les ventes auprès d’eux.

Si vous êtes chef de projet, essayez d’identifier les 20% des tâches qui sont les plus importantes afin d’atteindre les objectifs du projet, et ensuite prioriser ces tâches et les assigner aux membres de votre équipe les plus qualifiés.

En règle générale, le principe est simple, identifiez les 20% apportant 80%. Il demande un peu de travail en amont mais peut rendre votre vie plus facile.

Objectifs et avantage du principe de pareto

L’objectif du principe des 80/20 est de réussir au mieux avec le moins d’efforts possible pour optimiser son bien-être au travail. En effet, il est fréquent d’investir beaucoup de temps dans des tâches qui ne sont pas prioritaires. Mais avec les bonnes priorités et une meilleure gestion du temps, il est possible de travailler plus efficacement. Le principe de Pareto permet, en particulier dans les contextes de travail où les délais sont stricts, d’orienter correctement la charge de travail afin d’accomplir les tâches dans les délais impartis. La méthode des 80-20 est aussi fréquemment utilisée en conjonction avec d’autres méthodes de gestion du temps, comme le principe d’Eisenhower.

Importance et avantages du principe de Pareto

La loi des 80-20 peut être appliquée de plusieurs façons : elle peut être utilisée dans la vie privée, pendant les études et au travail, pour mieux gérer son temps. En étant conscient de la charge de travail qui représente la majeure partie des revenus, vous pouvez mieux hiérarchiser chacune des tâches à accomplir. Le principe de Pareto aide ainsi à décider quels travaux doivent être achevés en premier.

Déléguer les tâches accessoires

En termes d’application du principe de Pareto, elle invite donc les managers (qui consacrent en général 20% de leur temps à manager) à faire le tri entre ce qui vaut vraiment le coup et le reste. En effet, à quoi bon s’éparpiller quand on sait que seuls 20% des tâches vont créer 80% des résultats (positifs ou négatifs) ? Autant se concentrer sur son cœur de métier, sur ce que les employés savent faire correctement, et déléguer les tâches inutiles, ou dans lesquelles l’entreprise n’est pas performante.

Au niveau plus individuel, le principe de Pareto voudrait qu’on commence chaque journée par les travaux qui ont le plus d’impacts positifs pour reléguer les tâches accessoires en fin de journée quand on est moins efficace. Reste à savoir comment dissocier les 20% et éviter de s’éparpiller inutilement.

Se fixer des priorités et savoir dire non

La loi de Pareto, mixée avec les règles de contrôle qualité, a donné aux formateurs en management quelques clés bien utiles : une série de 3 règles simples à suivre pour être plus efficace :

Hiérarchiser ses priorités en dissociant notamment l’urgent de l’important
Apprendre à dire non (y compris à son chef)
Savoir déléguer

Pour appliquer encore plus simplement la loi de Pareto dans l’organisation quotidienne du travail, il suffit de se poser une seule question : si vous ne deviez travailler que 2 heures par jour, quelle tâche serait véritablement essentielle ?

Appliquer cette méthode vous permettra d’atteindre de meilleures performances dans votre travail avec plus de productivité en réduisant les efforts et le stress au travail. Découvrez notre article concernant l’impact du stress sur vos collaborateurs.

Vous avez maintenant toutes les clés pour optimiser votre productivité et votre temps de travail. Découvrez sur notre blog d’autres méthodes de travail et de management comme la méthode Kaizen pour améliorer la productivité de votre entreprise.